揭秘云端BPM先行者的成功之路
云计算可以算是当今最热门的IT趋势之一，但是，那些将决定是否采用基于云的BPM的执行官也同时面临着许多对诸如数据安全，保密性等若干问题的关切。这正是首先创建一个清晰的战略至关重要的原因所在。
根据早期采用者和行业专家的建议，构建这样一个战略的第一步就是彻底搞清楚整个业务流程，并确定你想要做什么样的改进。
“我经历过的教训是，执行领导和经理们仅仅知道BPM这个流行词，” MetLife公司负责业务改造实践和企业事务架构的副总裁，同时也是CoVis Inc.咨询公司的合伙创始人的Neal Lohmann说道。“BPM这个词吸引了他们的注意，但他们更想知道的是，如何使他们的业务流程更加高效。”
将所有业务流程详细记录下来
“将你的业务流程做出一个非常详细的描述”，负责为沙特阿拉伯King Abdullah科技大学(KAUST) 进行业务流程管理的主管Carsten Svensson建议说。“确保你有一个业务用例，同时确保你的用户群都有一致意见。”
在将他们的招生流程从一个内部系统改为一个基于云的系统之前，King Abdullah科技大学(KAUST)记录了原来流程的每个方面。“如果没有非常详细的记录它们，直至那些最小的细节层面，那么日后你会发现很多似是而非的东西，” Svensson警告道。“你的文档越多，你将出的问题就越少。”不要期望事情能一蹴而就，他补充说：“你需要计划预留出很多时间，以及很多的测试。”
在King Abdullah科技大学(KAUST)的例子中，这种细致的工作同时也帮助解决了这所大学的另一个关注：如果学校将来转向另一个供应商，会发生什么。通过全面记录其流程(并将其遗留系统作为最后手段备份保存)，在实施后如果有必要的时候，KAUST可以很容易地更换到另一家供应商。
明确那些东西需要放到云端
尤为重要的是要决定哪些东西需要放到云端，哪些东西不放云端，Lohman说道。“太多公司在说，‘我们做BPM吧’，但是它们没有创建一个云策略，”，他说道。
为了充分利用基于云的BPM平台，执行主管必须非常清楚，他们希望将哪个流程进行自动化。 位于伦敦的咨询公司psHealth的负责人Abhishek Agrawal也这样认为。
对于医疗行业中的BPM，psHealth公司发现，最终用户通常都不会从流程的角度去思考问题。因此，采用基于云的平台，可以使得psHealth公司的BPM专家更容易地去创建一个原型，从而向最终用户展示新系统的运行方式。比如说，使用病例管理流程的医生可能更容易理解其中的变更，如果他们看到原型，就可以提出他们的需求。
考虑内部云
对于大型公司，一个合理的选择是在只对员工开放的内部云上构建一个BPM系统。“这样风险较小，” Lohmann说道，并表示内部云可以由创建它的公司完全控制。
从监管的角度来看，私有云更适合某些用户的要求，以银行为例，一个银行不管采用的是哪一厂商的数据管理程序，这家银行总是控制着它自己的数据信息。内部云可以通过WEB浏览器经由任何机器访问，而不仅仅限于那些运行在本机上的应用程序。
而对于较小的公司，可以采用面向用户的云系统来建立竞争性优势—当然，除非他们的竞争对手也建立了类似的系统或使用了相同的服务。
考虑云安全和行业监管要求
迁移到云端可能意味着在一定程度上降低了对数据安全的控制。确保云平台符合所有监管的要求也就很重要了。如果你选对了服务，那么，安全性就不再是一个问题了。
数据安全绝对是KAUST大学非常关注的一个方面，因为学生们提交的大部分信息都被认为是非常敏感的。因此，在选择供应商时，“你不可能选择一个会创建网站的手工作坊式的厂商，” Svensson说道。“对我们来说，很重要的一点是厂商要有很强的成绩记录。”按照这种标准进行选择的结果是，KAUST大学在数据隐私方面采用了美国的最佳做法，包括联邦贸易委员会的公平资讯使用原则，这个原则描述了组织应该如何收集，使用和维护个人信息的很多做法。
健康信息更加需要谨慎对待，很多情况下，数据的存储和保护都是需要受到监管的。实际上，Agrawal所面临跟云相关的最大挑战之一就是使得用户相信他们的数据不仅是安全的，并且也是符合所有监管规定的。
边学边干
基于一个BPM平台进行开发构建涉及到一个学习曲线的问题，Agrawal提示道。然而，对于psHealth使用的那个平台，psHealth公司能够在大约1个月内为一个英国客户构建一个病例管理系统—在此之前，该客户已经花费了超过18个月和超过约合1千5百万美元的费用来试图建立自己的系统。KAUST大学在经过三~四个月的调整和艰苦工作后开始使用他们基于云平台的入学管理系统。招生工作人员参加了大量的会议来记录并对流程步骤和次序达成了共识，这些信息然后与软件的功能做到一致。虽然有着诸多的工作，但总体说来，整个实施过程“令人吃惊的顺利，” Svensson说道。
尽管改造期付出了很多艰苦工作，相比以前他们自己的解决方案，招生部的工作人员更喜欢基于云的BPM系统，Svensson也承认他们以前的系统过于复杂，不太受人欢迎，比如说，用户仅仅只想查看一个附件，就需要点击好多个窗口后才行。现在新系统已经解决了这个问题。
收获云端的收益
最起码，根据那些已经成功的将流程移到云端的先行者的经验，所付出的努力是值得的。
首先，相比内部系统而言，使用云的财务收益可能是巨大的，Agrawal说道。psHealth从一个美国供应商那里购买了一个BPM平台的许可，然后为其自己的医疗行业用户构建定制化的系统。“当你使用云的时候，用于获取一个可靠，可扩展的工业用平台的初始费用极大地降低了，”他说道。此后，多个用户组都可以使用这个平台。在大多数情况下，客户往往从一个相对较小的项目开始，只涉及工作流或者案例管理，然后在几个月之后，再在这个平台上构建其他应用来解决另外一些问题。
根据Svensson 的说法，KAUST大学获得的收益是，他们不仅仅掌握了日常花费的情况，并且也节省了相应硬件的成本。
在上述两个例子中，相比创建一个内部系统，基于云平台的BPM应用更容易实现，并且，用户也更喜欢。