上品折扣借助Office 365实现资源统一管理和顺畅沟通

“上品折扣在降低成本、提高业务效率方面，与很多公司一样面临着很多的挑战。通过部署微软Office 365，我们在微软产品和服务的基础上建立起全新和优化的沟通平台，让员工更简单、更快速、更多途径地了解企业信息，实现及时的通讯和协作，大大提高了工作效率，帮助企业信息化更上一个新的台阶。”

—— 杨琦 上品商业发展有限责任公司 运维经理

北京市上品商业发展有限责任公司成立于2000年，是中国第一家名牌折扣商品的零售百货经营管理公司。“上品折扣”连锁门店和“上品折扣网”销售网站，是公司旗下专门从事零售百货业中名牌商品折扣价格销售的连锁实体门店和网络销售平台。

随着公司门店数量的增多，上品折扣开始考虑如何进一步借助信息化手段辅助管理和沟通协作，实现全面的业务数据集中管理，将分散的资源整合为企业资源，为员工提供简单方便的协作平台和信息共享渠道，增进总部与门店之间的联系和管理。

“Office 365整合了我们日常办公中所需要的所有业务协作和沟通工具，通过高效的云端办公体验，让用户使用最熟悉的工具流畅开展业务，助力企业提供核心竞争力;跨设备的一致体验，让我们可以及时响应客户需求、为客户提供更专业的关注，并为我们拓展新客户提供了能力，让我们随时随地把握商机。”

—— 郭志兴，技术专员

应用背景

随着公司门店数量的增多，依靠邮件系统和第三方通讯平台进行内部信息的交互对于信息的及时性、安全性得不到保障。上品折扣希望能够有一种更加便于管理资源和促进员工协作的工作方式。

存储空间受限，无法对各门店文件集中管理

上品折扣在北京有8家分店，随着业务文档不断增长，瘦客户端提供的本地存储空间越来越显得捉襟见肘，一些店员将重要文档存放到自己的U盘或移动硬盘上，信息安全难以得到保障。文件及资料的分发是通过电子邮件的方式分发到各个门店，再由店长把文件和资料存储到本地后共享给店员，这个过程当中，文件的管理和分发完全依靠人工的方式来实现，经常容易出现错漏的现象。在进行修改之后来回传递的过程中，还容易造成文档版本的不一致，不利于集中和透明的管理。

即时沟通工具不统一

员工在进行工作上的沟通时，会使用多种不同的即时通讯软件，由于缺乏统一要求，不利于快速找到其他人的联系方式，导致交流出现不及时和混乱，有时候还需要在好几个聊天工具中切换，很不方便。个人化的即时通讯工具不适合企业应用。

培训内部员工或安排分店会议耗时耗力

作为零售行业，流动率高对员工培训带来了一定的挑战。上品折扣经常需要对收银员、客服主管、卖场主管、店长等人员进行培训，每次组织培训都需要投入大量的时间和人力。另外，每个月各个门店的负责人都需要到总部来参加例会，因为门店分布较广，有时候甚至需要花半天的时间来横跨整个城市来参加一个20分钟不到的会议，而且还非常容易受交通的影响导致迟到等问题，这就无形中给公司造成了浪费，也增加了公司成本。

解决方案

通过对比产品性价比、技术实施难度、性价比、系统整合度、用户体验等诸方面因素，上品折扣最终选用了基于微软Office 365的信息门户和统一沟通方案。

采用SharePoint Online构建基于云端的资料共享平台

基于Office 365中的SharePoint Online，可以建立云端的统一在线资料共享平台，为上品折扣提供了大容量的云存储空间，各个部门、团队都可建立自己的文档库，让有权限的用户始终得到最新的文件版本，也可以在平台上查看到文档的各个版本的详细历史记录。版本管理和迁入迁出功能，实现了对文档版本的控制和管理，摆脱了通过人工分发文件和资料的传统办公方式，也不再出现文档版本错乱的问题。各个分店只需将文档上传到SharePoint Online的文档库，就能实现集中管理和访问。更重要的是，文档的安全控制基于Office 365的强大安全管理机制，可以借助信息权限管理等技术防止敏感文档人为外泄，提高了文档管理的安全性。

采用Lync Online实现统一的即时沟通

上品折扣使用Lync Online为员工构建了企业级即时消息沟通平台。每个员工的联系方式、联机状态都能在Lync的联系人卡片中清晰呈现。

还能够轻松查看联系人所属部门、上下级关系和公司的组织结构，让员工能够迅速地与相关同事取得联系。

采用Lync Online实现在线培训和联机会议

上品折扣采用Lync Online实现了在线视频培训和音视频会议。无需架构复杂的硬件视频会议系统，每个员工在自己的电脑前即可参加联机培训或音视频会议，并可共享文档、幻灯片、桌面。培训的内容可以录制下来，新店员入职后就能够方便地学习。同时，Lync Online的多方视频会议功能也从根本上解决了传统现场会议受到时间、地点、场地限制等种种弊端，让会议的组织和进行变得更高效，沟通更快 捷。

优势与收益

上品折扣借助微软提供的Office 365服务，解决了对文档的统一管理和沟通等问题，让公司的快速响应能力得到大幅提升，提高了企业核心竞争力。

集中管理文档和数据，安全地在任意位置访问在SharePoint Online上实现了对文档的统一管理之后，上品折扣的业务管理更加透明，每个员工无论在哪里都可以方便地获取最新的资料，增加了员工对IT系统和环境的满意度。统一的SharePoint Online云存储空间，不仅易于管理，而且稳定安全。Office 365提供来自微软全球技术支持中心的24x7多渠道专业服务保障，当遇到紧急和难点技术故障时，可享受到微软专业技术服务人员的直接服务，使公司获得稳定可靠的IT环境。强健的企业级安全保护措施，更使上品折扣不需要担心文档和信息的安全。整个流程更加标准化，不仅便于员工之间的协作，也大幅提高了工作效率。

“如果需要和门店的工作人员进行沟通，我们可以借助Lync随时发送即时消息，或者安排在线会议，包括销售人员的业务技能培训，都可以放在这个在线平台上。”

——于明，运营管理部

统一的沟通方式，提高快速响应能力

上品折扣借助Office 365的Lync Online服务，更加便于员工之间的沟通和协作;清晰的架构让员工对各分店的人员情况有整体的了解，遇到情况能够立即联系到关键人物，响应处理紧急事件的能力大幅增加。