OA选型其实是在选平台和架构
良好扩展性的协同办公系统，需要具备先进的软件技术，优秀的系统架构和设计。然而，这些必然是需要经过大量成功应用案例的积累和沉淀。但是，很多企业的信息化系统选型者，受自身信息化经验的限制，受协同办公系统同质化的影响，在协同办公系统选型过程中既没有良好的规划，也无法从技术角度进行比较，只能是从功能模块数量多少、软件价格高低等方面进行简单比较，甚至是走进了单纯价格选型的误区，忽略了系统的扩展性以及二次开发、需求变更的成本。比如，有些产品看似便宜，功能非常丰富，什么都有。上线后，却发现一些功能并不能与企业的业务完全契合，但是企业又没有能力进行修复和优化，需要产品提供商进行需求变更或者开发，成本陡然增加。
协同办公系统扩展性的作用，一般是在系统深入使用，或是用户有了新的需求后体现出来的。在企业发展壮大的过程中，业务会时常发生变化。所谓对企业而言，唯一不变的就是变化。当初满足要求的系统，很可能在企业的发展道路上无法跟上业务前进的脚步。此时，如果系统的扩展性不够，业务变更将会是摆在企业发展道路上的一个巨大的难题。
O2OA集群架构图
一、协同办公OA系统为什么需要扩展性？
众所周知，随着企业的发展，企业的业务需求也在随之变化。在企业协同办公OA以及其他信息化系统的使用的过程中，随着应用的不断深入，有新的需求也会不断呈现出来；同时用户、组织对信息化系统应用的需求也会越来起高，其管理模式和业务模式也会发生变化。此时，信息化系统是否能进一步扩展会变得非常重要，如果重新建设信息化系统，必然造成人力物力的浪费，以前的成果也无法很好地保留和延续，用户的使用习惯也会被改变。
最好、性价比最高的方式是在现有的软件系统基础上，通过软件二次开发、系统优化进行功能的扩展和业务的完善。因此，信息化系统良好的扩展性是软件系统的生命力之所在，是软件深入长久应用的技术保障。这也是为什么大型企业都会设置一个信息化部门来专门负责企业信息化系统开发和维护的原因。
良好的系统扩展可以降低系统维护和实施的技术难度，降低实施和服务的成本，保障系统的延续性、完整性和稳定性，保障软件的质量。
二、没有信息化部门的企业应该怎么办？
IT人员的人员成本是巨大的，所以，并不是每个企业都有能力维持一个信息化部门的人力成本开销。但是一般企业可以安排2-3个能力一般的技术人员作为企业的信息化管理员，来处理信息化系统的维护和业务需求开发相关的事宜。这时，企业在协同办公软件以及信息化系统选型时就需要注意以下几点：
1、系统的成熟度、稳定性以及二次开发的扩展能力。协同办公主要使用流程、信息、门户相关的功能，也需要有相应的数据和服务管理能力。成熟、稳定的平台会让信息化系统构建工作更加快速，有效。
2、二次开发的成本必须考虑，最好是企业内的技术人员能构掌握，不完全依赖产品提供商。
3、选定的产品最好有完善的底层封装，在二次开发过程中，最好能不牵涉到架构层面、核心代码的问题。
4、选定的产品最好能有开发技术支持能力，优化升级和版本迭代。公司持续维护升级的产品，能让企业在真正使用时得到更多、更有效的技术支持。
5、提供产品的公司需要有较强的支持能力，避免在使用过程中出现问题时无法给予有力的支持。
其实，除了泛微、蓝凌、致远等专业OA厂商，在国内的开源软件中也不乏优秀的开源产品，也可以在开源中国网站（OSChina）中进行分类搜索，也能够有效地帮助企业信息化系统选型。如：然之OA、JFinalOA、以及GVP项目（码云最有价值开源项目）O2OA等开源软件也都是不错的选择。
三、如何判断协同办公OA系统的扩展性
1、系统需使用主流的技术栈。
如：J2EE(java)开发的在系统扩展性上，明显优于asp、php和domino开发的系统，尤其是在构建大型应用、复杂的应用时。
2、系统需具备良好的技术架构和系统设计，有高并发，分布式部署、大数据量、高可用性架构考虑。
有了先进和主流的技术，但不一定就能构建扩展性好的产品，软件厂商的技术能力、特别是系统架构和设计能力是核心，不同厂商之间的差异非常大。
3、良好的扩展性具体体现在，针对用户需求的快速二次开发能力、系统集成开发能力，系统维护快捷方便，软件系统具有良好的稳定性，对高并发用户的支撑能力。
不同的用户对系统的要求不同，协同办公OA系统需做到应需而变，部分用户要求系统对自身需求的满足程度高，一般这些需求不是一次性提出的（有的甚至是在软件服务期之后），系统对用户不同层次的需求就显得非常重要。系统拥有良好扩展性，可以依据用户需求快速进行适应性的调整和开发，最好是自己企业的技术人员能接手开发，不依赖产品供应商，这样能最大程度降低系统维护的时间和成本。