云办公工具：哪个适合你？

许多公司正在部署云软件，但是很少有公司做好了将他们熟悉的本地工具彻底向云计算迁移的准备。

纽约现代艺术博物馆首席技术官Juan Montes称，现代艺术博物馆在去年6月份开始向云迁移，当时该博物馆将本地电子邮件系统更换为谷歌基于云的Gmail和Calendar。他表示，随着员工对云计算概念越来越熟悉，他看到员工们开始使用其它基于云的生产力应用。

Montes称：“谷歌的协作工具开始被广泛部署，它们是许多东西的混合体。我看到员工将微软的Office文档放在谷歌上在公司内部或外部进行共享与协作。”

Montes称，基于云的软件在他的公司中拥有很强的基础。但是他仍然没有为将个人生产力应用彻底迁到云上做好准备。为什么呢?

他称，尽管某些基于云的应用在一些员工中非常受欢迎，但是他并不认为个人云生产力工具已经为向云迁移做好了准备。他仍然对兼容性和安全性存在疑问，尤其是当与其他公司的员工共享文件时的兼容性。他想知道云解决方案是否真的拥有了与本地安装的微软Word、PowerPoint和Excel一样的功能和特点。

逐渐向云迁移

Hendrick 汽车集团近期将其本地的电子邮件系统更换为微软基于云的办公套件Office 365。

集团IT主管Robert Taylor称，目前他还没有最终的数据可以确定在固定成本　方面，云是否比本地软件更为便宜。不过，他认为两者在成本上肯定存在差别。

他表示，在20名IT员工如何花费工作时间方面这一举措将存在重大优势。“因为即使业务增长我们也不需要雇用额外的IT员工。我们能够重新分配这些人力资源去开发其它的应用以支持公司的核心业务。”

Taylor称，公司的7000名员工对于更换为新的基于云的电子邮件系统没有任何疑问。早在七年前，公司就已经将他们的销售终端迁移到了云上，因此许多员工已经熟悉了云概念。Taylor称，他部署Office 365的原因是因为员工们已经知道了如何使用微软的应用。

Taylor称他喜欢将更多的Hendrick 汽车集团的办公应用套件迁移到云上，之所以没有这么做是因为公司针对行业的应用目前还存在问题。

但是他并不认为这些问题将永远存在。他称，他认为随着厂商开始关注如何让这些应用在一起无缝工作，这些应用未来都将会迁移到云上。

　　多数商家都在考虑向云计算迁移

Taylor和Montes是众多权衡云计算优势与劣势的IT主管中的一员。尤其，在涉及个人生产力工具方面，因为个人生产力工具传统上与本地微软Office套件近乎同义。对于大多数员工来说，Word、Excel和PowerPoint是使用最为熟练的工具。这一产品的普及率令人感到吃惊。在2009年，市场研究公司Forrester Research调查发现，89%的企业客户在员工生产力和协作方面使用某一版本的微软Office。

分析师称，随着云计算逐渐被个人和专业人士所使用，越来越多的IT主管开始反问自己一个问题，基于云的生产力与协作工具是否是未来发展之路。

在2011年的一份Forrester观察中，Forrester对150名IT决策者进行了调查。调查发现，这150名IT决策者都支持使用某一版本的微软Office。其中72%的受访者开始考虑基于云的应用。更具体的说，3%的受访者正在开始部署或是已经部署了基于Web的Office工具的替代工具，如谷歌的Docs或 Zoho。15%的受访者正在尝试或测试。10%的受访者正在积极关注，44%的受访者表示对此很感兴趣。

总部位于美国康涅狄格州斯坦福德市的信息服务集团(ISG)的分析师Stanton Jones 称：“许多人都在问这类问题，但是我认为公司需要花上数年时间才能解决。”

总经理兼首席技术官Randi Levin称，洛杉矶市也在两年前将其本地电子邮件系统更换为了Gmail，这一举措每年在软件、硬件与支持成本方面可以节约大约100万美元。

目前除了警察局外，洛杉矶市所有部门共有17000名用户正在使用Gmail。

Levin称，洛杉矶之所以选择Gmail是为了节约成本，因为如果在云上运行那么就不需要再为此支出费用。她称，IT部门与用户已经充分地认识到了向云上迁移的好处。

Levin称，许多职员已经喜欢上了这一事实，即他们目前能够通过自己的设备，无论是智能手机、平板电脑还是传统的台式机，都可以访问电子邮件。IT员工发现灾难恢复系统已经成为了整个解决方案的一部分，而不是像以前那样是一个孤立的部分。IT员工可以将其资源与精力从支持和升级电子邮件系统中抽出来，因为Gmail几乎不再需要提供支持。

考虑带宽与易用性因素

Montes称，现代艺术博物馆转向云的原因是：在提供了更强的可扩展性、存储与冗余的同时，云还可提供更为廉价且更易维护的应用。员工们更容易在移动中访问所需应用。

有了这些优势，加之员工对基于云的工具日益熟悉使得Montes考虑是否更为正式地支持更多生产力应用向云上迁移。他称，他在关注Office 365和谷歌Apps。他已经对博物馆的网络进行了评估以确保这足够的带宽支持这些基于云的应用，以防止出现任何延迟。

他称，他正在考虑如何让员工更好的使用这些基于云的日常应用，以及这些基于云的应用是否在功能上真的能够与本地版本相媲美。

Appirio公司云部署副总裁Glenn Oclassen称，许多公司正在面临同样的两难处境。Appirio公司总部位于加州圣马特奥市，其曾经帮助纽约现代艺术博物馆向云迁移。

“我们都花了很长时间才习惯了微软的Office产品。我们不仅习惯了它，它也成为了衡量个人生产力的标准。有了云解决方案，你将忘记许多代表个人生产力程度的行为。”

例如，为了升级，IT部门必须要让员工停止收发电子邮件，员工也不需要学习如何在同一文档上同步工作，因为将出现更为高效和有效的协作方式。Oclassen称，毕竟这类高效协作是云的主要优势之一。

他称：“这些程序的调整将是更大的挑战。”

Oclassen称，公司必须还要培训员工如何使用云工具，以及如何调整工作程序和工作流以保持最佳状态。

Jones称，首席信息官们肯定看到了日前增强的协作能力已经成为了将个人生产力工具迁至云上的主要卖点。他们还看到，云正具有更为合理的费效比，正变得更易于管理。同时升级不再需要公司的IT员工操心，而是由厂商负责处理。越来越多的移动设备能够访问也是云的一个优势。

需要考虑的风险

这些云应用也存在崩溃的可能和一些限制。Forrester分析师TJ Keitt称：“它们并不适合所有的人。”

例如，那些创建了大量宏的和在复杂方程式中创建大量单元格的Excel高级用户将会发现当切换至基于云的电子表格时，那些复杂的宏的功能将会下降。

其他的一些观察人士也得出了相似的结论，即基于Web的PowerPoint 和 Excel替代方案在功能上无法与本地应用媲美。

总部位于美国马萨诸塞州安多弗市的Enterasys网络公司为我们提供了一些借鉴经验。

公司的首席信息官Dan Pelton称，公司在2003年将其客户关系管理(CRM)系统迁移至基于云的Salesforce.com上，因此他们被公认为是最早具备云意识的公司。目前公司正在为其1100名员工将本地的微软Exchange电子邮件系统更换为谷歌的电子邮件和日程应用。他称，与微软的Exchange相比，谷歌的产品在价格上要便宜35%，并且提供更多的升级服务——包括让员工熟练使用基于云的新电子邮件应用所需要的培训与指导。

尽管积累了许多积极的经验，但是Enterasys网络公司的Pelton称他并不认为基于云的员工生产力应用在功能上能够与本地的微软应用相媲美。

“我们并不认为它们能够彻底的取代微软Office，尤其是当遇到财务上经常使用的复杂电子表格时。我们也是一家对PowerPoint依赖严重的公司，因此这也成为了阻碍员工向云迁移的阻力。文档、电子表格和幻灯片，员工们都表示他们不能放弃这些。因此我们也不想挑战这一现状，所以我们也同时保留了它们。”

洛杉矶的Levin称，对于许多员工来说，用户接受程度也是一个问题。尽管她承认这与云无关，而是与从一个厂商的产品调整至另一个厂商的产品有关。大多数云产品都会频繁地进行升级和调整，虽然这些都是自动进行的，但是也会让用户感到很不满意。

Levin还表示，虽然部分用户担心云的安全和隐私问题，但是她发现与任何一家单个公司相比，大型云提供商能够提供更多安全专家和安全功能。

不要彻底地迁移至云上

Pelton认为，他的公司在某一天将会彻底转到云上。员工将能够访问基于云的替代产品，因为谷歌的Docs能够满足大部分需求，并允许进行协作，这只是一个时间问题。

Pelton称，他认为云的优势，再加上基于Web的生产力与协作工具的提升将成为所有个人生产力工具迁移至云上的决定性因素。

Levin称，通过全面部署Gmail，越来越多的员工开始使用云套件中的谷歌Docs等其它应用，寻找云计算长期以来一直承诺的生产力优势。不过，她并没有将洛杉矶市政府的所有应用都迁移至云上，因为许多员工拒绝向云上迁移，原因是大部分员工并不熟悉谷歌的产品以及部分员工实际上需要使用目前微软产品所提供的功能。

“我不认为我们会永远的抛弃微软的本地产品。在这一点上，我们将会被动的接受。”

　　对于小型商家

Randy Parker是俄克拉何马州艾达市LegalShield法律服务保障公司的一名代理商。在几名同行的推荐下，Randy Parker在六个月前开始使用Zoho提供的基于云的CRM组件。这一尝试给他留下了深刻的印象，为此他决定使用Zoho做电子邮件、日程安排和文字处理工作。

Parker居住在加州松湖。他称他每月需要为他获得的服务交纳12美元，这让他印象深刻。这样一来他和他的同事能够访问来自任何一台电脑上的文档。他称，云应用的速度看起来就和本地应用一样快。

不过，他也没有放弃使用本地的微软应用。

他称，他目前仍然在使用微软的Word，尤其是当他想为客户精心准备或制作一些印象深刻的宣传单时。Parker 称：“我已经知道如何使用Word做这些工作。我不想再花时间学习如何使用Zoho做这些工作。”随着转向云厂商，公司必须要解决员工们的培训问题。

他称，他还会根据需要选择使用哪个应用，因为Zoho曾经出现过一次故障，导致他无法工作。

他称：“虽然故障持续时间没有超过24小时，但是故障发生在周五，当天我没有办法工作。这让人非常恼火。我开始有了第二个想法。‘我真的希望让别人来控制我的数据吗?’”他还对Zoho排除故障的速度以及依然对故障时间进行计费感到不满。